El presente documento define las políticas generales que regulan el uso de las cuentas institucionales y del servicio de correo electrónico de la Universidad del Bío-Bío. El fin es que los usuarios utilicen el servicio en forma adecuada y responsable. Además, fomenta la aplicación de buenas prácticas, así como la sana convivencia con el entorno universitario y el medio que lo rodea.

Creación y eliminación de cuentas institucionales y de correo

• La Dirección de Informática establece las restricciones respectivas en el uso de las cuentas institucionales, como las casillas de correo (tamaño de buzón, antigüedad de mensajes, etc.) y otros servicios asociados, estos con la finalidad de optimizar el uso del espacio en los servicios de nube.
  Por otra parte, es posible disponer que las cuentas de correo u otros servicios asociados que no presenten movimiento en cierto lapso de tiempo pueden ser deshabilitadas y su contenido eliminado.
  En relación a las “cuentas suspendidas”(*1) y “las activas sin uso”(*1) por al menos 36 meses atrás a la fecha, es posible que la institución pueda proceder a cerrarlas y/o eliminarlas, toda vez que las personas a quienes se les confirió dichas cuentas no tienen vínculo alguno con la institución.

• Cualquier persona que tenga una relación contractual vigente con la Universidad (incluyendo las personas contratadas bajo la figura de “Contrato a Honorarios”) puede obtener una cuenta de correo electrónico, dichas cuentas permanecerán activas mientras el contrato mantenga su vigencia.
• La cuenta de correo se bloqueará pasados 120 días una vez que la persona termine su relación contractual con la universidad (en forma automática), por lo tanto, es responsabilidad del usuario rescatar su información personal con la debida antelación.
• La solicitud para la creación de una cuenta de correo debe ser enviada desde una dirección institucional (@ubiobio.cl) por el jefe directo de la persona beneficiaria, o en su defecto, por algún funcionario con copia a la jefatura directa. Los datos mínimos que se deben proveer para llevar a cabo este proceso son:

              * Rut
              * Nombre completo
              * Repartición
              * Anexo de contacto (de la persona beneficiaria de la cuenta)
              * Fecha de expiración de la cuenta (aplicable particularmente a los contratos a honorarios). ​

• Es posible solicitar la creación de cuentas adicionales para procesos específicos (eventos, congresos, otros); en este caso, la solicitud debe indicar claramente el nombre “deseado” para la cuenta, así como la fecha de expiración de la misma (obligatorio).

Privacidad de la información

• Las cuentas de correo serán asociadas a la ficha personal de los usuarios en la base de datos corporativa.
• El nombre, cargo, unidad, teléfono y email son datos públicos y figurarán en el directorio electrónico de la intranet universitaria.
• Los correos mantenidos en el (o los) servidor(es) corporativo(s) son de carácter privado y sólo son visibles para el poseedor del “nombre de usuario” y “contraseña”.

Responsabilidad en el uso de la cuenta de correo

• La cuenta que se le asigne al usuario es para su uso personal, no es transferible. El usuario debe cautelar por la privacidad de la contraseña y debe evitar facilitarla a terceros.
• En relación a las contraseñas, se recomienda evitar el uso de fechas de nacimiento, nombres de pila, nombre de mascotas, claves de cajeros electrónicos, nombre de hijos(as), entre otras. Esta eficaz medida permite mejorar la seguridad de la cuenta evitando una posible intrusión de terceros. Una buena contraseña mezcla letras y números e idealmente su largo es mayor a 6 caracteres.
• El usuario es el responsable final por las actividades realizadas por su cuenta, incluso aunque no haya sido él quien hizo un mal uso de ella. Si se sospecha que la cuenta está siendo utilizada por otra persona, se debe avisar inmediato a la Dirección de Informática.
• El correo no puede ser utilizado como medio único de respaldo para la información relevante del usuario.

Malas prácticas que deben ser evitadas

1. Faltas graves (afecto a sanciones)
   • Enviar mensajes que atenten contra la dignidad/integridad del (o los) destinatario(s), por ejemplo, ser de carácter ofensivo, contener obscenidades, injurias, u otros.
   • Uso del correo electrónico universitario para el envío masivo de publicidad no deseada (SPAM), ya sea a nivel interno o externo de la universidad.
   • Suplantar la identidad de otra persona mediante el correo electrónico.
   • Saturar o bloquear la operación normal del servicio interno (o servidores externos).
2. Faltas menos graves
   • Ocultar la identidad del remitente en el envío de mensajes.
   • Envío (o reenvío) de cadenas.

Listas de correo masivo "usuarios-concepcion" / "usuarios-chillan"

1. Las listas moderadas (aquellas que son revisadas previamente antes de autorizar el despacho de un correo) usuarios-concepción y usuarios-chillán deben ser utilizadas para difundir -exclusivamente- información y actividades cien por ciento relacionadas con el quehacer universitario.
2. Se descartarán los mensajes publicitarios, ofertas, ventas de especies personales, o cualquier otro fin que no esté relacionado directamente con el quehacer universitario.
3. A pesar de que no existe un límite de tamaño máximo permitido para el envío de mensajes a estas listas, se debe tener especial cuidado al enviar fotos en alta resolución o adjuntos de tamaños grandes. Se recomienda que las imágenes sean redimensionadas antes de enviarlas, lo mismo ocurre para el envío de documentos de oficina.
4. Sólo se autorizará el envío de correos a estas listas, de direcciones de usuarios provenientes de la universidad (del tipo @ubiobio.cl); cualquier correo proveniente de una dirección externa será descartado automáticamente (ejm. usuarios de gmail, hotmail, vtr, otros).

Criterios para la definición del “nombre de usuario”, “username” o “login” de correo

1. Los correos electrónicos tendrán la forma de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
2. Los nombres de usuarios se compondrán por la primera letra del nombre más el apellido. De producirse algún conflicto porque dos o más personas -por sus nombres- producen un nombre de usuario común, se utilizarán variantes con partes del nombre y partes del apellido.
3. En el caso de que el nombre de cuenta generado produzca una combinación “malsonante”, el usuario puede solicitar su modificación.
4. Los caracteres permitidos para la generación de cuentas son todas las letras del alfabeto (cabe destacar que no se permiten símbolos de ningún tipo). Las letras con tildes serán reemplazadas por su equivalente sin tilde (“ó” por “o”, “ñ” por “n”, etc.).

Tipos de cuentas: (*1)
   * Cuenta activa: Es aquella que está en uso por un usuario que tiene un vínculo contractual con la UBB.
   * Cuenta activa sin uso: Es aquella que no ha sido utilizada por el usuario dentro de un periodo de tiempo.
   * Cuenta suspendida: Es aquella cuenta que pertenece a un usuario que no tiene una relación contractual con la UBB, por ejemplo: exfuncionario, exalumnos, personal a honorarios.