Servicios DSC · Videoconferencia · Instructivos
Videoconferencias Zoom fuera de la academia: cómo solicitarlas
Este procedimiento explica cómo solicitar al DSC el servicio de videoconferencia Zoom para actividades fuera de la docencia (reuniones, conversatorios, exposiciones, tesis, asambleas, webinars), y qué medidas de control se aplican.
Solicitud del servicio
Toda solicitud de videoconferencia, reunión de trabajo, conversatorio, exposición, tesis, asamblea, webinar, etc. se gestiona con el formulario de reservas, que está en la página oficial de la Universidad y en la del Departamento de Servicios Computacionales. Es la única vía para estas solicitudes.
Completar el formulario
Completa todas las casillas
Llena todos los campos con los datos correspondientes. Por ejemplo:
- Nombre del evento: el nombre, tema o motivo de la videoconferencia (se usa para coordinar). Ejemplo: Asamblea pública.
- N.º de computadores a conectar: cuántas personas se conectarán. Ejemplo: 300 participantes.
- Datos de participantes: nombre y correo de cada persona que se conectará; a cada una le llegará una invitación automática. Ejemplo:
Anfitrión: Nombre Apellido; usuario@ubiobio.clCoanfitrión: Nombre Apellido; usuario@ubiobio.clIntegrante: Nombre Apellido; usuario@ubiobio.cl
Indica si es privada o pública masiva
En la casilla final de Observaciones, indica si se trata de una videoconferencia privada o pública masiva. Ejemplo: «Sesión pública (masiva) difundida en redes sociales o correos masivos UBB. Inscripción obligatoria para asistir a la sesión.»
- Pública: se agrega inscripción obligatoria. Los participantes reciben un enlace por correo y deben registrarse para participar.
- Privada: los datos de conexión se envían por correo a las personas indicadas en el formulario.
¿Privada o pública masiva?
Indica siempre con claridad el tipo de reserva. Es clave para el aspecto técnico del servicio y para la seguridad, la logística y el respaldo durante el evento.
Definirlo permite elegir el modo de acceso a la plataforma y evitar situaciones críticas, como intromisiones u otras interrupciones durante la videoconferencia. Revisa también las recomendaciones de seguridad.
Seminarios web (webinar)
- Se solicitan con el mismo formulario. Tienen capacidad de 100, 300 o 500 participantes y están pensados para un formato de expositores y oyentes.
- El registro de los asistentes es obligatorio. Se pueden asignar panelistas o expositores, y participantes u oyentes.
- La disponibilidad de licencias de webinar se informa dentro de 24 horas hábiles. Si hay disponibilidad, la respuesta incluye el enlace con los datos de inscripción.
Complementos del servicio:
- Enlace de inscripción para participantes (personalizable).
- Asunto y texto del evento (personalizable).
- Banner en la invitación y en la inscripción.
- Correo electrónico para dudas y consultas.
- Hasta 20 panelistas o expositores.
Sobre esta guía. Área responsable: Videoconferencias. Revisada en octubre de 2026 por el Departamento de Servicios Computacionales; próxima revisión: abril de 2027.
¿Ves algo desactualizado o un paso que ya no funciona? Avísanos a soporte@ubiobio.cl y la corregimos.
Departamento de Servicios Computacionales · Universidad del Bío-Bío · Guía web de octubre de 2026, basada en el procedimiento PDF del DSC.